RFP（提案依頼書）はA4数枚でいい——中小企業のためのシステム発注準備

ベンダーの見積もり、どこを見ればいいのかという記事で、「相見積もりは同じ条件で取る」と書きました。では、その「同じ条件」はどうやって作るのか——答えが**RFP（Request for Proposal：提案依頼書）**です。

RFPと聞くと、大企業が作る何十ページもの資料を想像して身構えるかもしれません。断言しますが、中小企業のシステム導入なら、A4で3〜5枚あれば十分です。むしろ分厚いRFPは、書くのに疲れて肝心なことが曖昧になりがちです。

RFPは誰のための文書か

RFPの効用は3つあります。

1. 比較ができるようになる——各社が同じ前提で見積もるので、金額と提案の差が「会社の差」として読めるようになります
2. 見積もりが安くなる——意外に思われますが、本当です。要件が曖昧だと、ベンダーは「何が出てくるか分からないリスク」を金額に上乗せします。要件が明確なRFPは、その保険料を削ります
3. 社内の意見が揃う——書く過程で「そもそも何に困っていて、何ができれば成功なのか」を言葉にすることになります。実はこれが一番の効用です

A4数枚に書くべき6項目

1. 会社の概要と、現状の困りごと

事業内容・規模（従業員数・拠点）と、いま何に困っているかを具体的に書きます。「Excelでの原価集計が属人化していて、担当者が休むと数字が出ない」——この一文があるだけで、ベンダーの提案の的が絞れます。

2. 実現したいこと（必須と希望を分ける）

やりたいことを箇条書きにし、「必須」と「あれば嬉しい」に必ず分けます。全部を必須にすると、金額は最大化し、提案の工夫の余地は消えます。必須は5〜10個に絞れるのが理想です。

3. 対象範囲——誰が・どこで・何人使うか

利用部門、利用人数、拠点数、社外からのアクセスの要否。人数課金の製品では、ここが金額に直結します。

4. 既存の環境と、つなぎたいもの

いま使っているシステム（会計ソフト、販売管理など）と、新システムとデータをやり取りしたいものを書きます。連携は見積金額が大きく動く要素なので、「必須の連携」と「CSVの手動受け渡しで妥協できるもの」を分けておくと親切です。

5. 予算感とスケジュール

予算を書くべきか迷う項目ですが、概算レンジは書くことをおすすめします。隠すと、ベンダーは探りながら保守的な（＝高い）見積もりを出してきます。「初期○百万円以内・月額○万円以内を想定」とレンジで示せば、各社がそのレンジで最善の構成を考えてくれます。

6. 進め方——提出物・期限・選び方

見積もりと提案書の提出期限、デモの要否、質問の窓口、選定の時期。「価格だけで選ぶわけではない」ことも一言添えると、安売り合戦ではなく提案の質で競ってもらえます。

ありがちな失敗3つ

• 解決手段を指定してしまう——「○○（製品名）のような画面で」「サーバーは自社に置いて」と手段まで縛ると、ベンダーの知恵を借りる余地が消えます。書くべきは困りごとと実現したいことで、手段の選択は提案してもらう側です
• 社内の合意より先にRFPを出す——現場が知らないうちに要件が固まっていると、導入後に「聞いていない」が噴き出します。項目2は現場と一緒に書いてください
• 書いた前提と違う話を商談でしてしまう——口頭で要件を追加したら、各社の見積もり条件がまたバラバラに戻ります。追加・変更は文書で全社に同報するのが原則です

完璧なRFPより、確かめられる相手

RFPを書いても、「工数800人日」が妥当かどうかの最終判断には、作る側の経験が要ります。私たちWhitebellのITアドバイザリーでは、RFPの作成そのものからお手伝いしています。発注者側に立ち、要件の整理→RFP作成→各社の提案・見積もりの評価→契約交渉まで、ベンダーフリーの立場で伴走します。自社でシステム（Cosmil）を開発している「作り手の目」で、見積もりの中身まで具体的に読みます。

RFPは、ベンダーへの注文書である前に、自社の課題を言葉にする道具です。A4数枚、まず社内で書き始めてみてください。